La Oficina Nacional de Procesos Electorales (ONPE) brinda asistencia técnica a 60 entidades públicas a fin de implementar una herramienta tecnológica desarrollada e implementada por esta institución, para la gestión documentaria diaria, contribuyendo así con la economía, eficiencia y efectividad del Estado peruano.
Se trata del Sistema de Gestión Documental (SGD) que, correctamente implementado, elimina el uso del papel en la gestión documental, entregando un servicio ágil y seguro en beneficio interno y de los ciudadanos a los que atiende.
El sistema, que constituye un salto de la era de papel a la digital, permite elaborar, revisar, modificar, enviar y hacer el seguimiento de los documentos administrativos, mediante plantillas estandarizadas, en formatos livianos (PDF).
Una evaluación histórica hecha en la ONPE desde la implementación de esta herramienta arroja que la institución ha disminuido en 81% el uso de papel A4 entre los años 2015 y 2016. En noviembre del 2015 se utilizaron 237 millares de hojas bond, mientras que en noviembre del 2016 solo 46 millares.
“Resolvimos y mejoramos la emisión y gestión de documentos internos, desarrollando el Sistema de Gestión Documental, que desde el 2013 posibilitó el despliegue de toda la información de la entidad a todos los niveles de la organización a nivel nacional, evitando con ello la impresión de documentos”, sostuvo el jefe de la ONPE, Mariano Cucho Espinoza.
La gestión del jefe institucional de la ONPE se ha caracterizado por crear y diseñar soluciones tecnológicas e innovadoras a favor de la ciudadanía, como lo son también “Elige tu local de votación” y el Sistema de Escrutinio Automatizado.
Entre las instituciones interesadas en obtener el Sistema de Gestión Documentaria se encuentran el Ministerio de Desarrollo e Inclusión Social (MIDIS), Despacho Presidencial, Consejo Nacional de la Magistratura (CNM), Superintendencia Nacional de Migraciones, Seguro Integral de Salud (SIS), Poder Judicial, Instituto Peruano del Deporte (IPD), Biblioteca Nacional, Presidencia de Consejo de Ministros, Comisión Nacional para el Desarrollo y Vida sin Drogas (Devida).
Asimismo, la Contraloría General de la República, Ejército del Perú, Jurado Nacional de Elecciones, Ministerio del Interior, Ministerio de Agricultura, Ministerio de Salud, Defensoría del Pueblo, Policía Nacional, así como municipalidades y universidades, entre otras.
Esta innovación tecnológica funciona por medio de la firma digital, generada en el marco de la Infraestructura Oficial de Firma Electrónica, utilizando certificados digitales emitidos por una Entidad de Certificación acreditada.
Además, permite la conexión con todas las sedes descentralizadas de una institución, mediante la disponibilidad de la documentación en línea. Asimismo, los funcionarios puedan suscribir los documentos internos desde cualquier lugar donde se encuentren, con acceso a Internet.
Actualmente, el organismo electoral está trabajando en el establecimiento de la interoperabilidad del sistema entre diversas instituciones, lo que permitirá que el envío de documentos se haga también en línea, a través de las instituciones que cuenten con el Sistema de Gestión Documental, bajo criterios de integridad, confidencialidad, autenticación de la identidad e inmediatez.
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